E-Financeira 2025: o que muda com a nova normativa da Receita Federal e com o Manual  e-Financeira – Versão 1.2

A e-Financeira é uma obrigação acessória criada pela Receita Federal para reunir informações detalhadas sobre operações financeiras de pessoas físicas e jurídicas no Brasil. Trata-se de um instrumento fundamental de fiscalização, que permite cruzar dados de declarações de Imposto de Renda com movimentações reais, fortalecendo o combate à sonegação, à evasão e à lavagem de dinheiro,integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) criada pela Receita Federal em 2015 para consolidar informações financeiras detalhadas de pessoas físicas e jurídicas. 

Seu objetivo principal é ampliar a capacidade de fiscalização tributária, combater a evasão fiscal, monitorar movimentações atípicas e prevenir crimes de lavagem de dinheiro e ocultação de patrimônio. A entrega é feita exclusivamente de forma eletrônica, por meio de arquivos no padrão XML definidos pelo Manual de Preenchimento e assinados com certificado digital ICP-Brasil.

Até pouco tempo, o dever de entrega recaía principalmente sobre bancos, corretoras, seguradoras e entidades de previdência, mas a publicação da   Instrução Normativa RFB nº 2.278/2025 e a versão 1.2 do Manual da e-Financeira  ampliaram consideravelmente esse alcance. 

A partir de agora, instituições de pagamento e participantes de arranjos,como carteiras digitais, emissores de cartões, fintechs e outros agentes do ecossistema, passam a estar submetidos às mesmas regras aplicáveis às entidades do Sistema Financeiro Nacional (SFN) e do Sistema de Pagamentos Brasileiro (SPB). Isso significa que não há mais espaço para diferenciações: se a instituição mantém contas ou contratos enquadrados no conceito normativo, ela deve transmitir os dados ao Fisco semestralmente.

Quem deve entregar a e-Financeira

O rol de obrigados é amplo e abrange instituições financeiras tradicionais, como bancos comerciais e múltiplos, caixas econômicas, bancos de investimento, cooperativas de crédito, corretoras e distribuidoras de valores mobiliários, sociedades de arrendamento mercantil, Sociedades de crédito, financiamento e investimento, factoring, administradoras de cartões de crédito, seguradoras, entidades abertas e fechadas de previdência complementar, resseguradoras e administradoras de consórcios.

A partir de 2025, o grupo passa a incluir também fintechs, carteiras digitais, emissores de cartões e demais instituições de pagamento disciplinadas pela Lei nº 12.865/2013, bem como participantes de arranjos de pagamento regulados pelo Banco Central. Isso significa que empresas que mantêm contas de pagamento, sejam pré-pagas, pós-pagas ou digitais, devem declarar saldos e movimentações de clientes.

Existe uma exceção restrita: instituições que, pela sua natureza, não mantêm contas enquadradas no conceito da normativa, como subcredenciadores, não precisam transmitir informações relativas ao primeiro semestre de 2025. No entanto, a partir do segundo semestre do mesmo ano, mesmo essas entidades devem apresentar a e-Financeira, ainda que marcada como “sem movimento”.

“Isso significa que empresas que mantêm contas de pagamento, sejam pré-pagas, pós-pagas ou digitais, devem declarar saldos e movimentações de clientes.“

Quais informações devem ser prestadas

A e-Financeira é dividida em dois módulos principais: o de Operações Financeiras e o de Previdência Privada. No módulo financeiro, devem ser informadas todas as contas ou contratos individualmente, identificando-se o titular com dados completos: nome, nacionalidade, residência fiscal, endereço, CPF ou CNPJ e, quando aplicável, número de identificação fiscal no exterior (NIF). No caso de pessoas jurídicas, deve constar a razão social. Caso existam representantes autorizados a movimentar recursos, seus dados também devem ser reportados.

Em relação aos valores, a regra geral é que a instituição reporte mensalmente os saldos finais e o montante global movimentado, entendido como a soma dos créditos e débitos efetuados em cada mês. As movimentações consideradas incluem transferências, aplicações, operações de câmbio, compras e vendas de moeda estrangeira, transferências internacionais e rendimentos de investimentos, como juros, dividendos e lucros. O manual esclarece que estornos contábeis não entram no cálculo.

A declaração é exigida em formato eletrônico, dentro do ambiente do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), por meio de arquivos XML assinados digitalmente com certificado ICP-Brasil válido. Cada instituição deve prestar informações individualizadas por conta ou contrato, informando saldos, montantes globais de movimentação mensal, dados de identificação dos titulares e, quando existirem, dos representantes autorizados.

Paralelamente, as instituições devem observar os requisitos do Common Reporting Standard (CRS), padrão internacional para troca automática de informações fiscais. Isso implica em procedimentos de diligência devida para identificar clientes não-residentes no Brasil, coletando autodeclarações de residência fiscal e mantendo documentação comprobatória adequada. Contas de titulares estrangeiros ou de entidades com controladores não-residentes devem ser identificadas e reportadas com informações específicas para fins de intercâmbio internacional.

Informações Obrigatórias e Estrutura de Dados

A amplitude das informações exigidas na e-Financeira é considerável e reflete a intenção da Receita Federal de obter um retrato completo da movimentação financeira dos contribuintes. Para cada conta mantida, as instituições devem informar dados completos de identificação do titular, incluindo nome, documentos (CPF/CNPJ), endereço, nacionalidade, residência fiscal e, quando aplicável, número de identificação fiscal no exterior (NIF).

No aspecto financeiro, devem ser reportados saldos finais de cada mês, totais de créditos e débitos movimentados, discriminação de transferências entre contas de mesma titularidade, rendimentos pagos por tipo e categoria, operações de câmbio e transferências internacionais. Para produtos de previdência privada, as informações abrangem ainda contribuições, resgates, benefícios pagos e operações de portabilidade.

Limites e Thresholds para Reporte

Os limites de movimentação que determinam a obrigatoriedade do reporte permanecem inalterados: R$2.000,00 mensais para pessoas físicas e R$6.000,00 para pessoas jurídicas. Estes valores são aplicados de forma agregada, considerando todas as operações de um mesmo tipo mantidas na instituição. Ultrapassado esse valor, todas as movimentações daquele período de referência devem ser reportadas, mesmo que em meses subsequentes os montantes tenham ficado abaixo do mínimo. 

Se os limites não forem atingidos, a instituição informa apenas uma vez por ano, em dezembro, o saldo e os dados cadastrais do titular, sem necessidade de discriminar créditos e débitos mensais. Ou seja, para contas que não atingem esses patamares, o reporte deve ser feito anualmente, contemplando apenas as informações do mês de dezembro ou do encerramento da conta, restringindo-se aos dados cadastrais do titular sem necessidade de detalhar lançamentos individuais.

O cálculo do saldo a ser informado corresponde ao valor efetivamente disponível no último dia útil do ano. No caso das contas de pagamento, que ainda não têm campos próprios no leiaute, a Receita orienta que a informação seja prestada como se fosse “conta de depósito”, utilizando o campo “vlrUltDia” dentro do grupo “BalancoConta”. Se a conta for encerrada antes do final do exercício, deve-se informar o saldo existente no dia útil imediatamente anterior ao encerramento, reportado no arquivo do mês correspondente.

A periodicidade da obrigação continua sendo semestral. As informações referentes ao primeiro semestre de cada ano devem ser transmitidas até o último dia útil de agosto, e as do segundo semestre até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte. Como regra excepcional, para o ano de 2025, os novos obrigados e as instituições que passaram a ter de declarar novos tipos de contas têm prazo até o final de outubro para entregar os dados do primeiro semestre. A partir do segundo semestre de 2025, porém, mesmo quem não tiver movimentação deverá entregar a e-Financeira, marcando a declaração como “sem movimento”.

Prazo Excepcional e Cronograma de Adequação

Reconhecendo a complexidade da adequação aos novos requisitos, a Receita Federal estabeleceu um prazo excepcional para o primeiro semestre de 2025. Novos obrigados e instituições já declarantes com novos tipos de contas têm até o último dia útil de outubro de 2025 para transmitir as informações referentes ao período janeiro-junho de 2025. Este prazo estendido permite que as empresas desenvolvam ou adaptem seus sistemas para capturar, organizar e transmitir as informações no formato XML exigido pela e-Financeira.

A partir do segundo semestre de 2025, todas as instituições abrangidas deverão seguir o cronograma regular: informações do segundo semestre entregues até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte, e dados do primeiro semestre transmitidos até o último dia útil de agosto.

Consequências do Descumprimento

O descumprimento das obrigações da e-Financeira acarreta penalidades significativas que podem impactar substancialmente as operações das instituições. A multa por atraso na entrega é de R$5.000,00 por mês ou fração, enquanto informações incorretas ou omissas geram multa de R$50,00 por grupo de cinco dados. Na hipótese de lavratura de auto de infração pela Receita Federal, essas multas são majoradas em 100%.

Adicionalmente, a não apresentação de documentos solicitados durante fiscalizações resulta em multa de 2% ao mês sobre o valor das operações, limitada a 10% e com valor mínimo de R$50.000,00. Essas penalidades, combinadas com o risco de investigações por inconsistências e potencial impacto reputacional, tornam fundamental o estabelecimento de controles internos robustos e sistemas adequados de captura e transmissão de dados.

Não se trata, portanto, de uma obrigação burocrática de pouca relevância, mas de uma exigência que integra o aparato de tentativa de combate à fraude fiscal e à criminalidade financeira, com possibilidade de encaminhamento de indícios de crime ao Ministério Público.

Conclusão

A e-Financeira 2025 marca uma mudança  na regulamentação do sistema financeiro brasileiro. Com a ampliação do seu alcance, a Receita Federal visa eliminar brechas no monitoramento de operações financeiras, estendendo a fiscalização que antes se limitava a bancos e grandes instituições e passa a olhar também para  as fintechs, carteiras digitais, arranjos de pagamento e demais players do mercado. Esse novo cenário exige dessas empresas uma revisão  de sistemas de captura de dados, cadastros de clientes e controles internos, políticas de LPGD e compliance a fim de garantir informações completas, consistentes e entregues dentro dos prazos legais para evitar a cobrança de multas elevadas e riscos regulatórios significativos.

Por Fabiana Faeda
Advogada especialista em regulatório e tributário na NDM Advogados

Na NDM Advogados, acompanhamos de perto a evolução regulatória do setor de fintechs e ajudamos empresas inovadoras a estruturar suas operações de forma segura e proporcional ao seu estágio de crescimento.

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