Livros Obrigatórios da Sociedade Anônima: o que sua empresa precisa manter em ordem para evitar problemas. 

Se você é empreendedor e está pensando em constituir uma sociedade anônima (S.A.) ou já é acionista em uma, é importante entender quais livros societários são obrigatórios e qual a função de cada um deles. Esses registros não apenas atendem a uma exigência legal, mas também garantem transparência, segurança jurídica e organização interna à empresa.

O que são os livros societários?

Os livros societários, também chamados de livros sociais, são registros formais exigidos por lei para documentar atos relevantes da vida de uma sociedade anônima. Eles servem como prova legal de deliberações, movimentações e eventos importantes, e devem estar disponíveis para consulta por acionistas, auditores e autoridades reguladoras.

Quais são os livros obrigatórios de uma sociedade anônima?

De acordo com a Lei das Sociedades por Ações (Lei nº 6.404/76), as S.A.s devem manter os seguintes livros obrigatórios:

1. Livro de Registro de Ações Nominativas: esse livro indica quem são os acionistas da empresa. Nas sociedades limitadas, o quadro societário consta no contrato social. Já nas sociedades anônimas, como essa informação não aparece no documento constitutivo, é necessário consultar esse livro para saber quem são os acionistas, quantas ações possuem e qual a espécie ou classe dessas ações. Por isso, é necessário que o livro esteja sempre atualizado, pois ele reflete a estrutura acionária da companhia.
   
2. Livro de Transferência de Ações Nominativas: complementa o livro anterior e detalha cada operação de transferência de ações. Sempre que um acionista vende ou doa suas ações, essa movimentação precisa ser registrada com data e partes envolvidas. Embora esses dois livros estejam intimamente ligados, cumprem funções distintas: um mostra a composição atual do capital social, e o outro documenta seu histórico.
   
3. Livro de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas e de Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas: se a companhia optar por emitir partes beneficiárias nominativas, deverá manter dois livros adicionais: o Livro de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas, que identifica os titulares desses títulos, e o Livro de Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas, que acompanha as eventuais transferências. A lógica desses livros segue a mesma dos livros de ações nominativas.
   
4. Livro de Atas das Assembléias Gerais: nele são registradas todas as decisões tomadas pelos acionistas em assembleia, como a aprovação de contas, eleição de administradores, distribuição de dividendos ou alterações no estatuto social. É um livro importante para comprovar a validade das deliberações e é frequentemente exigido em auditorias, operações societárias e disputas judiciais.
   
5. Livro de Presença dos Acionistas: como o nome sugere, ele registra a presença dos acionistas nas assembleias gerais. Esse controle é importante porque, em muitos casos, as deliberações só são válidas se houver um quórum mínimo de participação. Sem esse livro, seria difícil comprovar que as decisões tomadas seguiram o que a lei e o estatuto social exigem em termos de participação dos acionistas.
   
6. Livros de Atas das Reuniões do Conselho de Administração, se houver, e de Atas das Reuniões de Diretoria: se a companhia contar com um conselho de administração, deve manter o Livro de Atas das Reuniões do Conselho de Administração, no qual são registradas as decisões desse órgão colegiado. Já as decisões tomadas pela diretoria devem constar no Livro de Atas das Reuniões da Diretoria, demonstrando que os diretores estão exercendo suas funções dentro dos limites definidos pelo estatuto social.

7. Livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal: se houver um conselho fiscal instalado, a companhia também deve manter esse livro, no qual são registrados os pareceres emitidos por esse órgão, que tem como função fiscalizar a atuação da administração e analisar as demonstrações financeiras da companhia.

Para que servem os livros societários?

Embora muitas vezes vistos como uma burocracia a mais, os livros societários cumprem funções importantes para o bom funcionamento de uma sociedade anônima. Além de serem exigidos por lei, são a principal forma de comprovar juridicamente os atos e decisões da companhia, desde a entrada e saída de acionistas até a eleição de administradores e a distribuição de lucros.

Esses registros formam a memória institucional da empresa, dão segurança aos acionistas e administradores e são ferramentas de transparência e governança. Em situações de conflito, disputas societárias ou questionamentos de terceiros, os livros servem como prova da legalidade dos atos praticados e da observância das regras estatutárias e legais.

E se a S.A. não tiver os livros em dia?

Deixar de manter os livros societários atualizados pode trazer uma série de consequências negativas para a empresa e seus administradores. Sem esses registros, decisões internas podem ser questionadas ou até mesmo consideradas inválidas. A ausência de livros compromete a comprovação da titularidade de ações, a validade das assembleias e a correta apuração de responsabilidades.

Além disso, a companhia pode encontrar obstáculos práticos, como dificuldades para obter crédito, atrair investidores ou participar de processos licitatórios. A Junta Comercial, inclusive, pode se recusar a arquivar atos societários se os livros obrigatórios não estiverem regularizados.

Em casos mais graves, como disputas societárias, investigações administrativas ou ações judiciais, a ausência dos livros pode ser interpretada como má gestão ou até como indício de má-fé, ampliando a responsabilidade pessoal dos administradores.

Conclusão

Entender e manter os livros societários de uma S.A. em ordem não é apenas uma questão de cumprir uma exigência legal, é um pilar essencial para a organização, transparência e segurança jurídica da empresa. Esses registros documentam a história da companhia, asseguram a validade das decisões e funcionam como uma base sólida para atrair investidores, evitar conflitos e proteger os interesses dos acionistas e administradores.

Para o empreendedor, isso significa mais tranquilidade e previsibilidade. Uma estrutura societária bem organizada transmite profissionalismo ao mercado, facilita o crescimento e ajuda a evitar problemas que poderiam surgir justamente nos momentos mais estratégicos, como em uma rodada de investimento ou em uma fusão.

Se a sua sociedade anônima ainda não tem os livros em dia, ou se você quer revisar a forma como eles estão sendo mantidos, esse é um bom momento para se organizar. Afinal, cuidar da governança da empresa é cuidar do futuro do negócio.

Por Jéssica Del Sant