O que é Background Check automatizado e como aplicar no KYC, KYP, KYS e KYE da sua empresa

Escrito por Letícia Faccio, advogada especialista em compliance financeiro para empresas de tecnologia e do setor financeiro na NDM Advogados.

Há mais de 10 anos oferecemos assessoria jurídica e contábil completa para empresas tech crescerem com segurança e poderem focar no que importa.

Atualizado em 02/03/2026

No cenário regulatório atual, a agilidade não é mais apenas um diferencial competitivo, mas uma peça chave para trazer mais eficiência e segurança aos controles internos. O background check automatizado surge como a peça central nos Programas de Compliance para garantir que as políticas e manuais de know your não se tornem gargalos operacionais, especialmente para fintechs e empresas do mercado financeiro.

Se a sua empresa está passando por uma due diligence, firmando uma parceria estratégica ou sendo auditada por um órgão regulador, é provável que alguém já tenha mencionado a necessidade de um background check. Mas o que isso significa na prática e como garantir que sua empresa está fazendo isso da forma correta?

Nesse artigo, te explicamos o que p Background Check, como automatiza-lo e como implementar a automação nos procedimentos de Know Your (KYC, KYP, KYS e KYE) da sua empresa.

O que é Background Check e quando sua empresa é obrigada a fazer?

Background check é o processo de checagem da pessoa física ou jurídica antes, ou durante, uma relação comercial, contratual ou empregatícia. Na prática, significa cruzar dados de identidade, histórico judicial, listas restritivas nacionais e internacionais, vínculos societários, localização geográfica e outros indicadores de risco para avaliar se aquela pessoa ou empresa representa alguma ameaça à sua operação.

Para muitas empresas, o background check ainda é visto como uma etapa opcional ou burocrática. Esse entendimento, no entanto, pode custar caro.

Quando a obrigação é formal?

Para empresas reguladas pelo Banco Central do Brasil (BCB) e pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM), o background check não é só uma boa prática, é uma exigência. A Circular BCB nº 3.978/2020 estabelece obrigações detalhadas de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento do Terrorismo (PLD/FT), incluindo a identificação, qualificação e classificação em nível de risco de clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores. O descumprimento pode resultar em sanções administrativas, multas e até cassação de autorização de funcionamento.

A Lei nº 9.613/1998, conhecida como a Lei de Lavagem de Dinheiro, também impõe obrigações de identificação e monitoramento contínuo de clientes a uma série de setores: de instituições financeiras a imobiliárias, passando por escritórios de advocacia e joalherias. A ausência de controles adequados pode configurar omissão e gerar responsabilidade legal para a empresa e seus administradores.

No âmbito do mercado de capitais, as normas da CVM seguem a mesma lógica: gestoras, distribuidoras e assessores de investimento precisam conhecer profundamente com quem operam.

Quando a obrigação é implícita?

Mesmo fora do perímetro regulatório mais estrito, diversas situações tornam o background check uma necessidade prática. Empresas em processo de captação de investimento, por exemplo, costumam ser submetidas a due diligence rigorosa pelos investidores, e precisam demonstrar que também fazem o mesmo com seus parceiros e fornecedores. Da mesma forma, contratos com grandes corporações ou com o setor público frequentemente exigem comprovação de que a empresa possui controles internos estruturados.

Na prática, vemos empresas em fase de crescimento descobrirem tardiamente que um cliente está utilizando sua estrutura para a prática de ilícitos, um fornecedor estava em listas restritivas internacionais ou que um sócio de um parceiro comercial tinha envolvimento em processos de lavagem de dinheiro. O problema não é apenas reputacional, pode comprometer contratos, autorizações e até a continuidade do negócio.

Em resumo: se a sua empresa lida com clientes, parceiros, fornecedores ou colaboradores em posições sensíveis, o background check é menos uma escolha e mais uma camada de proteção que você não pode ignorar.

O que o mercado busca ao automatizar o Background Check?

A intenção principal é reduzir o risco e o tempo de resposta (SLA), sem abrir mão da segurança jurídica. Na prática, o objetivo é migrar da consulta manual, lenta e passível de erros, para um fluxo onde a verificação de informações e o risco são calculados em segundos e de forma segura.

Por que a automação é o padrão ouro?

1. Eliminação do Erro Humano: Consultas manuais falham por digitação errada ou omissão de importantes fontes.
2. Monitoramento Contínuo: Permite o “re-check” periódico, essencial para identificar mudanças no perfil de risco.
3. Auditabilidade: Gera logs precisos para fiscalização de órgãos reguladores, como o Banco Central do Brasil (BCB) e da Comissão de Valores Mobiliários (CVM).

Aplicando a Automação nos procedimentos de Know Your (KYC, KYP, KYS e KYE)

Empresas que firmaram contratos com contrapartes envolvidas em processos de lavagem de dinheiro sem qualquer verificação prévia tiveram sua reputação comprometida mesmo sem participação direta no ilícito.

1. KYC (Know Your Customer)

Na prática, vemos fintechs que aprovaram clientes sem realizar a identificação, qualificação e classificação em nível de risco, e acabaram respondendo a processos administrativos e auditorias no BCB. Um onboarding mal estruturado pode custar mais do que parece.

Diante disso, um dos focos é o onboarding, e o outro é na periodicidade de checagem da base de clientes. O background check automatizado deve validar a identidade e cruzar dados com listas restritivas nacionais e internacionais, incluindo verificação de PEPs e outras fontes relevantes ao modelo de negócios.

• Dica Prática: Utilize ferramentas que ofereçam um “Score de Risco” personalizável para otimizar a aprovação de clientes com segurança.

2. KYP (Know Your Partner)

Parcerias comerciais trazem riscos financeiros e reputacionais. A automação deve focar especialmente em validação cadastral, processos judiciais e listas restritivas para evitar que problemas do parceiro impactem a sua empresa.

3. KYS (Know Your Supplier)

O background check de fornecedores é uma boa prática mundial justamente porque a supply chain é um dos pontos cegos mais explorados em esquemas de fraude, lavagem de dinheiro, evasão fiscal, abusos de direitos humanos e violações ambientais. Um fornecedor comprometido pode contaminar toda a cadeia produtiva e, por consequência, a reputação e a conformidade da sua empresa.

O sistema deve, além de realizar a validação da identidade, consultar listas restritivas nacionais e internacionais para garantir que nenhum elo da sua cadeia de fornecimento representa um risco oculto.

4. KYE (Know Your Employee)

Na prática, vemos empresas que, ao contratar colaboradores para cargos com acesso a dados financeiros ou informações sensíveis de clientes, negligenciaram a verificação deles e enfrentaram incidentes internos de fraude ou vazamento de dados, por exemplo. Além do impacto operacional, a ausência de um processo estruturado de KYE pode ser interpretada por reguladores como falha de controle interno, especialmente em empresas sujeitas às normas do BCB ou da CVM. Para cargos específicos e, sobretudo, sensíveis, a automação agiliza a verificação do potencial colaborador.

Boas Práticas para Implementação de uma ferramenta de Background Check

Para que a automação seja eficiente, considere os seguintes pontos:

• Customização de Regras: O apetite de risco de uma empresa é diferente da outra. Configure seus filtros adequadamente.
• Integração via API: É interessante que o background check ocorra dentro do seu próprio software para maior otimização de tempo.
• Seleção de Fontes: É imprescindível a seleção de fontes de checagem que façam sentido considerando o contexto operacional e maiores riscos da empresa.

NDMCheck: Compliance feito por Especialistas

Diante dessa complexidade, contar com uma ferramenta estruturada por especialistas faz diferença. Por isso, a NDM desenvolveu a NDMCheck, uma solução de background check desenhada por advogados especializados no ecossistema de inovação e em compliance.

O diferencial da NDMCheck está na união entre tecnologia e curadoria jurídica:

• Pronto para Auditoria: Atende rigorosamente às exigências de órgãos reguladores, como o BCB e a CVM.
• Gestão de Riscos: Sistema integrado de pontuação (scoring) para decisões rápidas, totalmente personalizável para abranger a realidade operacional da empresa.
• Suporte Especializado: Em cada consulta, você pode solicitar a opinião de advogados especialistas diretamente na plataforma.
• Custo-Benefício: Uma solução competitiva para empresas em crescimento, sem abrir mão da profundidade analítica.
• Dossiê: Organização documental das informações alcançadas pela ferramenta de forma enriquecida, autenticada, e rastreável para auditorias ou eventuais comprovações.

FAQ: Dúvidas Práticas sobre Background Check

1. Toda empresa precisa fazer background check ou só instituições financeiras? Embora a obrigação formal seja mais clara para empresas reguladas pelo BCB e pela CVM, qualquer empresa que lide com parceiros, fornecedores ou colaboradores em cargos sensíveis se beneficia, e em muitos casos se protege legalmente, ao adotar o processo. Diante disso é indicado que todas as empresas tenham procedimentos estabelecidos nesse sentido.

2. O background check automatizado substitui o profissional de compliance? Não. A ferramenta substitui grande parte do trabalho manual, mas o profissional é o tomador de decisão estratégica, focando mais nos casos de alerta gerados pelo sistema.

3. Consultar dados fere a LGPD? Desde que haja finalidade específica (cumprimento de obrigação legal ou legítimo interesse), o uso de dados para conformidade é permitido. Por isso é imprescindível que os procedimentos sejam estruturados com auxílio de especialistas da área.

4. Qual a vantagem de uma ferramenta como a NDMCheck frente a birôs de dados comuns? Algumas vantagens são: 1) a segurança jurídica. Enquanto os birôs entregam dados brutos, a NDMCheck é estruturada sob as normas regulatórias específicas (BCB/CVM), com o suporte direto de um time jurídico especializado; 2) a possibilidade de consulta direta com advogados especializados; 3) a estrutura personalizável para a classificação em nível de risco; 4) a organização documental, sendo entregue automaticamente um dossiê com as informações alcançadas pela ferramenta de forma enriquecida, autenticada, e rastreável para auditorias ou eventuais comprovações.