Com o início de um novo ano é fundamental que as empresas reguladas pelo Banco Central do Brasil, como as Instituições Financeiras, Sociedade de Crédito Direto e Instituições de Pagamento, se planejem para cumprir uma série de obrigações regulatórias dentro de prazos específicos, já que o não cumprimento dessas exigências pode resultar em penalidades e restrições operacionais.

Neste artigo, abordamos os principais entregáveis previstos na Circular 3.978/20 do Bacen, que trata sobre as obrigações de prevenção à lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo (PLD-FT), na Resolução CMN n° 4.860/2020, que versa sobre a necessidade de uma Ouvidoria e na Resolução CMN nº 4.968/2021, que dispõe sobre controles internos, detalhando suas exigências e prazos.

Principais Entregáveis Regulatórios e Seus Prazos

1. Avaliação Interna de Riscos (AIR)

A AIR é um procedimento que objetiva identificar e mensurar o risco de utilização de seus produtos e serviços das empresas citadas como sujeitos obrigados pela Lei nº 9.623/98, na prática da lavagem de dinheiro e do financiamento do terrorismo.

O procedimento da AIR deve demonstrar como a empresa avalia seus riscos relacionados à PLD-FT, de seus clientes, da instituição, incluindo o modelo de negócio e a área geográfica de atuação, das operações, transações, produtos, serviços e das atividades exercidas pelos funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados.identificando vulnerabilidades e medidas mitigatórias.

Dito isso, segue a indicação de obrigação normativa, descrição e prazo do referido procedimento:

• Norma: Art. 12, III, da Circular 3.978/20 do BCB
• Obrigação: Elaboração do relatório da Avaliação Interna de Riscos (AIR), com assinatura dos diretores
• Prazo: Deve ser formulada a cada dois anos ou quando os perfis de risco do negócio alterarem substancialmente.

2. Dossiê de Operações e Situações Suspeitas de PLD-FT

O dossiê de análise de operações e situações suspeitas selecionadas deve conter justificativas e critérios utilizados para a seleção das operações analisadas, evidenciando a diligência da instituição na gestão de riscos de PLD-FT.

• Norma: Art. 43 da Circular 3.978/20 do BCB.
• Obrigação: Produção de dossiê contendo a análise detalhada das operações suspeitas selecionadas.
• Prazo: A análise deve ser feita em até 45 dias após a seleção.

3. Comunicação de Situações e Operações Suspeitas ao COAF

A rápida comunicação ao COAF é essencial para que as autoridades possam agir diante de indícios de irregularidades financeiras.  A decisão de comunicação deve ser fundamentada com base nas informações contidas no dossiê e registrada de forma detalhada neste mesmo dossiê citado no item 2 deste artigo.

• Norma: Art. 48 da Circular 3.978/20 do BCB.
• Obrigação: Comunicação de situações suspeitas ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF).
• Prazo: Até o dia útil seguinte à decisão de comunicação.

E se não houver nenhuma comunicação de situação e operação suspeita a ser feita ao COAF? Nesse caso, as instituições autorizadas devem emitir a Declaração de Não Ocorrência de Comunicações ao COAF, observando os seguintes prazos e forma:

• Norma: Art. 54 da Circular 3.978/20
• Prazo: Até o décimo dia útil do ano seguinte.
• Portal: SISCOAF

Mesmo sem operações suspeitas registradas, a empresa deve formalizar essa ausência ao Bacen.

4. Relatório de Efetividade

A Avaliação de Efetividade é um processo que examina as medidas adotadas pela instituição financeira para prevenir a Lavagem de Dinheiro, o Financiamento do Terrorismo e a Proliferação de Armas de Destruição em Massa.

Trata-se de uma análise do grau de eficácia das políticas, dos controles internos e dos procedimentos implementados, identificando acertos e pontos de melhoria no último período.

• Norma: Art. 62, I e II da Circular 3.978/20 do BCB.
• Obrigação: Elaboração do relatório de efetividade das medidas de PLD-FT, com data-base de 31 de dezembro e assinatura dos diretores.
• Prazo: Até 31 de março do ano seguinte ao da data base.

5. Planos de Ação e Relatório de Deficiências Constatadas na Avaliação de Efetividade

Os planos de ação devem ser acompanhados e documentados para garantir que as deficiências identificadas na avaliação de efetividade sejam efetivamente corrigidas. O processo envolve levantamento de dados, análise de indicadores de efetividade e mapeamento de vulnerabilidades para aprimorar a prevenção de riscos. Ao final, os planos de ação devem ser formalizados por um relatório, no seguinte formato:

• Norma: Art. 65 da Circular 3.978/20 do BCB.
• Obrigação: Elaboração dos planos de ação para corrigir deficiências identificadas na avaliação de efetividade, com assinatura dos diretores.
• Prazo: Até 30 de junho do ano seguinte ao ano da data base.

6. Elaboração de Relatório Semestral da Ouvidoria

O relatório de ouvidoria deve apresentar um panorama das demandas recebidas e tratadas, destacando seu papel como instância final de atendimento para questões não resolvidas nos canais primários da instituição. Além de atuar como canal de comunicação e mediação de conflitos entre a instituição e seus clientes, a ouvidoria tem a responsabilidade de registrar, analisar e dar o devido tratamento às solicitações, assegurando resposta conclusiva dentro do prazo estabelecido.

O relatório também deve incluir informações sobre os esclarecimentos prestados aos demandantes e o acompanhamento das demandas em andamento. Além disso, a ouvidoria deve manter a alta administração informada sobre problemas e deficiências identificados, bem como sobre as medidas adotadas para solucioná-los, contribuindo para a melhoria contínua dos processos e da relação com os clientes.

• Norma: Art. 12 da Resolução CMN nº 4.860/2020.
• Obrigação: Elaborar relatório com reporte quantitativo e qualitativo das atividades da ouvidoria, encaminhado à diretoria.
• Prazo: Datas-base de 30 de junho e 31 de dezembro.

7. Relatório Anual de Efetividade de Compliance e Controles Internos

O relatório de efetividade de compliance e controles internos deve detalhar o objetivo e o escopo da função de conformidade, assegurando a divisão clara de responsabilidades dentro da instituição.

Ainda, deve abordar reportes sobre a alocação de pessoal qualificado, os recursos disponíveis e a independência da área, além de garantir o livre acesso às informações necessárias. Também é essencial que o documento inclua os canais de comunicação com a alta administração e os procedimentos de coordenação com a gestão de riscos e auditoria interna.

• Norma: Art. 7º, V, da Resolução CMN nº 4.595/17 e Art. 6º da Resolução CMN nº 4.968/2021.
• Obrigação: Elaboração de relatório anual avaliando a efetividade do compliance e dos controles internos.
• Prazo: Recorrência anual, sem especificação de data base.

Conclusão

O cumprimento dos entregáveis regulatórios do Banco Central é essencial para a conformidade das instituições supervisionadas e para evitar sanções. É necessário que todos os relatórios sejam cumpridos nas datas estabelecidas pelo regulador e colocadas à disposição, caso seja necessário consultá-las.

Por isso, empresas autorizadas a funcionar pelo BCB devem contar com uma estratégia robusta de compliance para garantir que todas as obrigações sejam atendidas no prazo e com a qualidade esperada pelo regulador.

Caso sua instituição precise de suporte na elaboração e gestão desses entregáveis, uma consultoria especializada pode ser um diferencial estratégico para assegurar a conformidade regulatória.

Por Luiza Queiroz