Em outros artigos aqui e aqui nós explicamos um pouco sobre o conceito de compliance e como implementá-lo em sua empresa.

Neste artigo, nós falaremos sobre os pilares que integram um programa de compliance e como aplicá-los na sua startup de forma condizente com a estrutura do seu negócio.

Primeiramente, cabe ressaltar que a implementação de um programa de integridade visa permitir que a empresa se previna de irregularidades e fraudes, bem como seja capaz de detectar a sua ocorrência ativamente e consiga responder de forma eficaz contra tais atos lesivos.

Dentre os pilares do programa, temos:

i. Comprometimento da alta administração;

ii. Análise de riscos;

iii. Código de conduta e políticas internas;

iv. Controles internos;

v. Treinamento e comunicação;

vi. Canais de denúncia;

vii. Investigações internas;

viii. Due dligence;

ix. Monitoramento e auditoria.

Todos esses pilares precisam ser aplicados de forma condizente ao ramo de atuação, estrutura e complexidade das operações do seu negócio, assim, para as startups, empresas de pequeno e médio porte, esses pilares precisam ser adaptados à sua realidade para que faça sentido para sua equipe e seja aplicado no dia a dia.

Desse modo, o primeiro passo é que os fundadores e sócios enxerguem os benefícios da implementação de políticas e procedimentos que visam a construção de um ambiente honesto, transparente e legalmente correto.

Os benefícios são inúmeros, mas sempre é válido repetir, empresas transparentes e honestas atraem parceiros e funcionários que também possuem os mesmos valores, investidores sentem mais confiança na hora de depositar o seu dinheiro e energia.

Além disso, o risco dessas empresas cometerem irregularidades e assim sofrerem perdas financeiras e reputacionais é menor, o que é positivo inclusive aos consumidores, que atualmente estão se tornando cada vez mais críticos intolerantes à corrupção e condutas irregulares.

Ainda, os sócios e diretores, juntamente com a equipe, precisam avaliar e classificar os eventos prejudiciais à empresa que se materializados podem acarretar perda financeira e reputacional, a partir da probabilidade e impacto da sua ocorrência. (Por exemplo, para empresas de tecnologia o vazamento de dados é um risco a ser considerado, devendo ser classificado quanto à sua probabilidade e impacto para a empresa)

Com a avaliação de riscos feita, é preciso que a startup dê início a elaboração do código de conduta, que irá consagrar os valores da organização e o seu comprometimento para com eles, bem como abordará, de forma breve, as outras políticas a serem implementadas, tudo de acordo com as prioridades da empresa.

Controles internos são os mecanismos utilizados pela startup para prevenir e detectar possíveis irregularidades. (Por exemplo, mecanismos de verificação de autenticidade de documentos e informações dos usuários)

Ainda, um programa de integridade é aplicável a todos os membros da equipe, então, eles precisam saber os valores da startup, as condutas que são inaceitáveis e os mecanismos de controle interno para que possam participar efetivamente dessa construção na empresa.

Além disso, caso alguma irregularidade seja descoberta ou algum membro seja vítima de um ato ilícito, como as pessoas poderão denunciar o ocorrido? E como a empresa responderá? Esses são pontos essenciais para garantir o bom funcionamento do seu negócio e um ambiente saudável e produtivo.

Assim, invista em canais de denúncias acessíveis e confidenciais, trate as denúncias e responda a elas de forma proporcional e condizente com o já pré-definido nas políticas internas.

Dar atenção a contratação com terceiros é um outro ponto a ser observado, principalmente, em ramos que envolvem frequentemente a interação com órgãos e agentes públicos (Ex. construção civil, empresas de importação e exportação), conhecer o histórico do parceiro e realizar pesquisas prévias (Due diligence) pode ser essencial para determinar os rumos da parceria.

Adote igualmente rotinas de monitoramento, onde serão revisadas as compras feitas, contratos assinados, demonstrativos contábeis, é algo que pode ser feito pela própria equipe periodicamente, além de possibilitar a verificação de alguma irregularidade, permite avaliar se a startup está caminhando dentro da estratégia definida.

Como você percebeu o programa de integridade visa garantir a saúde e a conformidade do negócio como um todo, assim com o passar do tempo o programa trará coesão entre as diferentes áreas da empresa, tornando-a mais produtiva e assertiva nas decisões.

Por fim, busque uma equipe capacitada e comprometida com o sucesso da sua empresa para lhe auxiliar nessa etapa essencial, que é o programa de compliance.

Por Renata Pavinski