Como já informado em artigos anteriores, no dia 30 de abril de 2019 foi publicada a Medida Provisória 881 (MPV 881), que trouxe a Declaração de Direitos da Liberdade Econômica para Startups e demais empresas.
A Medida Provisória trouxe uma série de diretrizes e interpretações a serem aplicadas em diversos ramos empresariais, em especial a respeito da possibilidade de se realizar o descarte de documentos físicos para fins de posterior comprovação.
Até a publicação da referida MP, era necessária a guarda dos documentos, principalmente aqueles destinados a comprovação contábil e tributárias, sendo necessário o arquivamento por até 20 anos.
Esse arquivamento de documentos gerava enormes custos para as empresas, que deveriam dispor de arquivos físicos e armazenagem adequada para que o papel não se deteriorasse, além da prática aumentar o uso de papel, gerando impactos ambientais a longo prazo.
Outro ponto diz respeito à dificuldade de se manter o texto impresso legível, uma vez que, com o passar do tempo, alguns comprovantes perdem sua nitidez e impressão, fazendo com que seja praticamente impossível utilizá-los posteriormente.
Com a publicação da MP da liberdade econômica, as empresas tradicionais e principalmente as Startups, que já são essencialmente tecnológicas, podem digitalizar os comprovantes de caráter tributário, trabalhista, ambiental e previdenciário, reduzindo necessidade de alocação de grandes espaços e custos com impressão em alguns casos.
Dessa forma, o particular e as empresas poderão arquivar todos os comprovantes de forma digital, descartando o original, sem que se tenha qualquer penalidade em razão da ausência do documento físico.
Essa forma é mais segura e sustentável, uma vez que há a possibilidade de se realizar backups em diversos servidores e unidades de armazenamento, reduzindo consideravelmente o risco de perda ou deterioração dos comprovantes, além de gerar economia.
Assim, embora seja possível essa forma de armazenamento, sugerimos sempre que procure um advogado especialista em startups para que oriente sobre a melhor forma de armazenagem e proteção dos documentos e comprovantes, reduzindo eventuais riscos e penalidades.
Por Benny Willian Maganha