A MP da Liberdade econômica foi convertida na Lei 13.874/19 e continua prevendo a possibilidade de digitalização de documentos para posterior comprovação, sem que se perca a validade jurídica.
Como já falamos em artigo anterior, até a publicação da referida Lei, era necessária a guarda dos documentos, principalmente aqueles destinados a comprovação contábil e tributária, sendo necessário o arquivamento por até 20 anos.
Esse arquivamento de documentos gerava enormes custos para as empresas, que deveriam dispor de arquivos físicos e armazenagem adequada para que o papel não se deteriorasse, além da prática aumentar o uso de papel, gerando impactos ambientais a longo prazo.
Agora, fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, possuindo o mesmo efeito conferido àqueles microfilmados.
No entanto, para que seja conferido todos os efeitos legais aos documentos digitalizados e possibilite a destruição da cópia original física, é essencial que se garanta a integridade e autenticidade do documento digital.
Essa integridade visa assegurar que um documento não teve seu conteúdo alterado após ter sido digitalizado. Para garantir a integridade é necessário que o documento seja protegido contra alterações não autorizadas.
A integridade se refere à preservação das informações produzidas no ato da geração do documento digital, ou seja, trata-se da garantia de que o documento permanece o mesmo e não sofreu alterações, sendo demonstrada pela evidência encontrada na aparência do documento, nos dados a ele relacionados ou em um ou mais contextos.
Portanto, entende-se que a integridade é um dos componentes da autenticidade, mas que junto de outros atributos, tornam o documento único e o distinguem dos demais, sem que se tenha modificado o conteúdo original.
Esses atributos podem ser garantidos por um software de gestão que consiga controlar a digitalização, transmissão, armazenamento, manutenção e preservação dos documentos, dispensando, inclusive o uso de certificado digital.
Assim, caso sua empresa esteja no momento de digitalização de documentos, converse com um advogado especialista para garantir a legalidade do procedimento e posterior comprovação, assim como oriente para a correta utilização do software de gestão.
Por Benny Maganha