O Plano de Continuidade de Negócios, ou PCN, é um documento que pode ser encontrado dentro do contexto de um Programa de Compliance. Seu objetivo é dispor sobre a adoção de medidas que a sua Startup deverá seguir dada a ocorrência de eventos súbitos que possam impedir ou alterar o normal funcionamento das operações. Em suma, sua função é minimizar a ocorrência de impactos negativos, sendo muito importante para seu negócio.

Para que seja possível saber como lidar com a ocorrência dos eventos críticos, o primeiro passo é a realização de um mapeamento, onde os riscos deverão ser elencados. A partir disso, a Startup deverá estabelecer procedimentos corretivos e emergenciais para que os eventos súbitos impactem o mínimo possível nas operações cotidianas, os formalizando, por fim, no PCN.

Como elaborar o PCN?

Para criar essa Política de Compliance, alguns passos precisam ser seguidos, sendo eles:

1º Mapeamento dos eventos críticos: Esse levantamento é importante inclusive para que os membros da Startup conheçam a fundo as situações que colocam em risco as operações.

2º Planejamento dos procedimentos corretivos: Após a seleção de todos os eventos que podem impactar o funcionamento padrão das operações, é necessário pensar no plano de ação. Ou seja, o que deverá ser feito caso aquela situação específica ocorra.

3º Documentação do PCN: O PCN irá sumarizar o mapeamento e o planejamento em um único documento, além disso, o mesmo tem como objetivo dispor sobre os responsáveis pelo seu acionamento, bem como, a maneira que deverá acontecer o reporte daqueles envolvidos no plano de ação durante a ocorrência dos eventos negativos.

4º Realização de testes: É essencial que o planejamento seja colocado à prova, ou seja, é recomendado que sejam realizados testes de eficiência em ambiente controlado a fim de verificar se o plano se desenvolve da forma inicialmente proposta.

Por que minha Startup precisa de um PCN?

Os benefícios são diversos, dentre eles, podemos destacar o fato de que sua Startup conseguirá demonstrar que reconhece a possibilidade de ocorrência de eventos negativos e a fim de se resguardar, de antemão, delimitou um plano de ação.

Além disso, vale destacar que algumas empresas exigem em seus formulários de KYP, KYS, KYC, a apresentação dos testes de PCN realizados. Ou seja, as empresas que possuem um compliance estruturado, entendem pela importância de se preparar para a ocorrência de eventos súbitos, e por essa razão, esperam de seus parceiros, fornecedores e clientes, o mesmo zelo.

Como realizar os teste do PCN?

Nesse ponto é necessário entender que, os eventos críticos devem ser explorados de forma separada e em ambiente controlado.

A partir da seleção do evento súbito a ser explorado, é necessário realizar a documentação do teste.

Quais os tópicos que devem ser abordados?

Nós sugerimos a separação do documento em 07 (sete) tópicos, sendo eles: objetivo; descrição do teste; etapas de realização do teste; informações relevantes; cenário do teste; atividades que irão compor o teste; resultado final obtido.

Quais informações devem conter em cada tópico?

Objetivo: Esse item tem como função esclarecer o propósito do teste e qual evento crítico será explorado.

Descrição do teste: Inserir todas as informações a respeito do teste, ou seja, data, horário, responsável, entre outros.

Etapas de realização do teste: A etapa depende do que foi estabelecido como planejamento dentro do PCN.

Informações relevantes: Utilizar esse item para informar se o teste será único ou se ele faz parte de uma série de testes que tem como objetivo validar todos os planejamentos do PCN, por exemplo.

Cenário do teste: É importante que a avaliação ocorra em ambiente controlado, assim, por exemplo, é possível que a Startup selecione somente um setor para ser objeto da análise.

Atividades que irão compor o teste: Frisa-se que é importante informar todas as atividades, incluindo aquelas necessárias para que o teste ocorra. Por exemplo, se pensarmos na seguinte situação: o evento crítico é a falta de eletricidade no setor comercial da Startup X, e o plano de ação é a liberação dos colaboradores para execução de suas atividades de forma remota, as atividades pré-testes podem ser relacionadas a necessidade de verificar se esses colaboradores possuem todas as ferramentas necessárias para executar suas atividades de casa.

Resultado final obtido: Informar todas as considerações que foram obtidas a partir do que foi observado no teste. Por fim, é importante que seja possível concluir se o planejamento foi eficaz para mitigar os impactos do evento súbito.

Conclusão

Ao término da sua leitura, talvez você diga que é dono de uma pequena Startup e por essa razão não entende a necessidade de pensar sobre o PCN nesse momento. Contudo, vale ressaltar que quanto mais cedo seja dado foco para esse documento, mais resguardada sua Startup ficará ao longo do tempo. E por que? Ocorre que, sua Startup ao invés de escolher ignorar os eventos críticos que podem impactar o dia a dia das operações, decide lidar com eles com seriedade, buscando mitigá-los.

Para a criação, atualização e realização dos testes do PCN, é sempre importante contar com o apoio jurídico especializado, evitando prejuízos desnecessários.

Por Marília Pavinski