Este mês o nosso time de direito do trabalho está lançando vários vídeos para explicar as dúvidas que as Startups possam ter com relação às normas trabalhistas. E lançamos, na semana passada, um vídeo sobre “Empregados em viagem: O que integra a jornada de trabalho”.

Pensando nisso, neste artigo vamos destacar alguns procedimentos e insights que podem servir como exemplo para a sua Startup e que podem trazer maior segurança e evitar problemas internos com os colaboradores.

1. Política de Viagens e Reembolso de despesas

Toda Startup precisa definir, de forma clara, as regras que os empregados precisam seguir para cumprir com a jornada definida no contrato de trabalho. As Startups, como empregadores, possuem o chamado “Poder Diretivo” que é a capacidade de estabelecer normas e condições para o trabalho.Entretanto, tais definições não podem contrariar as normas trabalhistas, demais legislações e, principalmente, a convenção coletiva de trabalho da categoria. Essas regras podem ser estabelecidas através de políticas internas cuja as principais regras vamos destacar a seguir.

O primeiro ponto é a prestação de contas para o reembolso de despesas;

Como a viagem é uma necessidade do trabalho, a Startup é que vai arcar com as despesas, o que inclui combustível, hotel, passagens aéreas, manutenção com veículos, por exemplo, dentre outras necessidades. E aqui temos duas opções: reembolsar o empregado ou fornecer uma conta/cartão para pagamento de tais despesas.

Para reembolsar o empregado, a Startup precisa criar um sistema de prestação de contas. Este sistema tem o intuito de averiguar se os valores desembolsados tem ou não relação com o trabalho, bem como garantir a exatidão dos valores a serem pagos.

Logo, para que o empregado possa ser reembolsado de tais despesas, será necessário apresentar nota fiscal, ou outro documento com valor fiscal, e o comprovante de pagamento dos valores ali descritos. A partir desta comprovação, o colaborador receberá o reembolso da Startup em um dia a ser combinado.

Uma das dúvidas mais comuns é, o valor reembolsado reflete nas demais verbas trabalhistas? E a resposta é, não. O valor pago aqui tem natureza indenizatória e, portanto, tem o objetivo apenas de restaurar uma vantagem econômica desembolsada no lugar da Startup.

A segunda opção é utilizar uma plataforma de controle de despesas onde seja possível identificar onde os recursos estão sendo gastos e em quais localidades. Assim, a Startup aloca recursos em tais contas e o empregado as utiliza durante as viagens. A política interna pode determinar, entretanto, que a qualquer momento a Startup pode solicitar comprovantes de tais gastos para verificação do extrato de tais contas.

2. Uso de veículos

Os empregados podem utilizar os veículos próprios ou da Startup para realizar as viagens.

Utilizando os veículos das Startups, os empregados assumem a responsabilidade por (i) trafegar respeitando as normas de trânsito, (ii) evitar danos ao veículo, (iii) informar sempre que for necessário manutenções.

Por força da CLT, todas estas condições precisam estar previstas no contrato de trabalho ou em uma política devidamente estabelecida. Falamos das adequações trabalhistas neste vídeo aqui.

Logo, se houver qualquer dano ao veículo ou se o empregado vier a receber uma multa a Startup pode descontar tais valores diretamente nas verbas salariais, mas atenção! O desconto no salário do empregado não pode ultrapassar 70% (setenta por cento) da remuneração recebida mensalmente e, em caso de rescisão, não pode superar 1 (um) salário percebido pelo colaborador.

No caso de uso do veículo próprio do empregado, a Startup precisa pagar um valor a título de ajuda de custo pela depreciação do veículo, ou seja, pelo seu desgaste natural nas viagens. Lembrando que este pagamento tem natureza indenizatória e, como explicado acima, não tem reflexo nas verbas trabalhistas.

Tais valores precisam estar nos comprovantes de pagamento e holerites para transparência dos valores pagos.

3. Jornada de Trabalho nas viagens

No vídeo que indicamos no início do artigo, o nosso especialista apontou a possibilidade da criação de um banco de horas para evitar o pagamento de horas extras nas viagens. De forma adicional, também é possível estabelecer que não haverá viagens após o horário de trabalho, mesmo que o empregado esteja longe da sua residência. O que acarreta a necessidade de hospedagens em hotéis, consequentemente.

Esta é uma boa prática trabalhista praticada por algumas empresas para evitar que o empregado trafegue por longos trajetos cansado, o que poderia evitar acidentes ou infrações de trânsito.

A proibição de horas extras pode estar definida, por exemplo, no contrato de trabalho e nas Políticas e Regimento Interno da Startup.

Mas, caso seja necessário a realização de horas extras é importante entender que a hora extraordinária não pode superar 2 (duas) horas diárias, exceto em casos de extrema necessidade ou urgência, mesmo com a definição de um banco de horas.

E o mais importante, é crucial que carga horária de trabalho máxima seja respeitada, ou seja, nada de viagens aos fins de semana ou de forma que impeça o descanso semanal do empregado.

Conclusão

É importante ter um cuidado especial com os colaboradores que realizam as atividades viajando pela Startup para cumprir algum trabalho ou até mesmo para visitar clientes. Isso porque é importante pensar na segurança dos colaboradores para evitar, não só processos judiciais, mas o bom funcionamento das operações diárias.

É sempre importante lembrar que jornadas de trabalho longas e sem uma clara definição pode acarretar multas aplicadas pelos órgãos fiscalizadores como o Ministério Público do Trabalho para definir e aplicar tais políticas, conte sempre com um profissional especializado que possa produzir tais documentos de forma adequada para a sua Startup.